Высокоинтенсивное развитие информационных технологий предусматривает стремительное накопление документов и информационных ресурсов на цифровых носителях. Решение этой проблемы тесно связано с использованием электронных
информационных технологий и организации делопроизводственных процессов на
предприятиях, в учреждениях, организациях, органах государственной власти, органах местного самоуправления. Среди новейших информационных технологий в учреждениях и предприятиях важную роль начинает играть электронный архив документов. Деловая и архивная практика показывает, что замена ручных технологий
на электронные, позволяет существенно ускорить документооборот, управление
информацией и ее использование.

Электронный архив документов

Интенсивное развитие новейших электронных информационных технологий приводит к росту производства информации в электронном виде и увеличения доли информационных материалов в цифровых форматах в системе документальных коммуникаций учреждений. Актуальность внедрения и совершенствования технологии электронного архива в деятельность архивных подразделений государственных учреждений, организаций и предприятий обусловлена необходимостью решения проблемы постоянного хранения, оперативного поиска и использования электронных документов и электронных информационных ресурсов, что очень стремительно растут в современном информационном пространстве, а также упрощение процедуры обеспечения доступа к ним, создания целостной системы нормативно-методического обеспечения этих процессов.

Целью внедрения электронного архива в деятельность учреждений являются:

  • создание полного централизованного архива документов с возможностью динамического управления доступом к информации;
  • введение единого стандарта (технологии) работы с электронными документами в масштабе учреждения, что обеспечивает защищенность и управляемость электронным архивом;
  • обеспечение оперативного доступа к текстовым и графическим образам документов в пределах определенных прав с помощью полнотекстового поиска и поиска по атрибутам документа;
  • определение места физического нахождения оригинала документа в архивах бумажных документов;
  • организация рабочих мест согласно современным высокоэффективным технологиям коллективного использования и работы с документами;
  • создание подборок документов, отвечающих заданным пользователем критериям выбора;
  • предоставление возможности пользователю работать как с перечнем документов, так и с отдельными документами или их фрагментами.

Следует отметить, что внедрение и использование электронных архивов имеют свои преимущества, которые заключаются в следующем:

  • безопасность и конфиденциальность — электронное хранилище надежно защищено от несанкционированного доступа;
  • оперативность в работе с документами — решение проблемы оперативного доступа к документам (поиск необходимого документа и его печать занимают считанные секунды);
  • надежность и постоянство — все электронные документы со временем не портятся, не теряют своих свойств и качеств, предназначенных для пользователя и способны храниться практически вечно;
  • режим, который рассчитан на многих пользователей — с одними и теми же документами в любой структуре организации и типе ее локальной сети могут одновременно работать несколько пользователей;
  • экономическая рациональность — организация электронного архива намного дешевле чем использование офисных помещений под обычный архив;
  • удаленный доступ — после настройки электронного архива сотрудники имееют доступ к документам по локальной сети или через Интернет.

Выводы. Электронные архивы имеют много преимуществ и значительно улучшают работу всего учреждения в целом. Анализируя изложенный материал, можно с уверенностью сказать, что предпосылки архивного хранения электронных документов уже сложились. Но задачи долгосрочного хранения электронных ресурсов теснейшим образом связаны с соблюдением требований большого количества правовых норм, таких как авторское право, наличие лицензий и ресурсов, оборудования и технологий, составление контрактов на доступ к электронным ресурсам. Это очень важно для архивных учреждений том, что только качественная продукция имеет более высокую степень защиты и безопасности для долгосрочного сохранения и предоставления доступа к электронным ресурсам. Также, долгосрочное хранение связано со значительными финансовыми расходами, которые предназначены на постоянное обновление оборудования и приобретение тех или иных носителей информации. На сегодня нерешенной частью проблемы остается отсутствие единой методики внедрения современных информационных технологий. Также актуальным является вопрос дальнейшего внедрения и совершенствования электронного документооборота и электронной цифровой подписи на предприятиях, в учреждениях и организациях.

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ