Высокоинтенсивное развитие информационных технологий предусматривает стремительное накопление документов и информационных ресурсов на цифровых носителях. Решение этой проблемы тесно связано с использованием электронных
информационных технологий и организации делопроизводственных процессов на
предприятиях, в учреждениях, организациях, органах государственной власти, органах местного самоуправления. Среди новейших информационных технологий в учреждениях и предприятиях важную роль начинает играть электронный архив документов. Деловая и архивная практика показывает, что замена ручных технологий
на электронные, позволяет существенно ускорить документооборот, управление
информацией и ее использование.

Электронный архив документов

Интенсивное развитие новейших электронных информационных технологий приводит к росту производства информации в электронном виде и увеличения доли информационных материалов в цифровых форматах в системе документальных коммуникаций учреждений. Актуальность внедрения и совершенствования технологии электронного архива в деятельность архивных подразделений государственных учреждений, организаций и предприятий обусловлена необходимостью решения проблемы постоянного хранения, оперативного поиска и использования электронных документов и электронных информационных ресурсов, что очень стремительно растут в современном информационном пространстве, а также упрощение процедуры обеспечения доступа к ним, создания целостной системы нормативно-методического обеспечения этих процессов.

Целью внедрения электронного архива в деятельность учреждений являются:

  • создание полного централизованного архива документов с возможностью динамического управления доступом к информации;
  • введение единого стандарта (технологии) работы с электронными документами в масштабе учреждения, что обеспечивает защищенность и управляемость электронным архивом;
  • обеспечение оперативного доступа к текстовым и графическим образам документов в пределах определенных прав с помощью полнотекстового поиска и поиска по атрибутам документа;
  • определение места физического нахождения оригинала документа в архивах бумажных документов;
  • организация рабочих мест согласно современным высокоэффективным технологиям коллективного использования и работы с документами;
  • создание подборок документов, отвечающих заданным пользователем критериям выбора;
  • предоставление возможности пользователю работать как с перечнем документов, так и с отдельными документами или их фрагментами.

Следует отметить, что внедрение и использование электронных архивов имеют свои преимущества, которые заключаются в следующем:

  • безопасность и конфиденциальность — электронное хранилище надежно защищено от несанкционированного доступа;
  • оперативность в работе с документами — решение проблемы оперативного доступа к документам (поиск необходимого документа и его печать занимают считанные секунды);
  • надежность и постоянство — все электронные документы со временем не портятся, не теряют своих свойств и качеств, предназначенных для пользователя и способны храниться практически вечно;
  • режим, который рассчитан на многих пользователей — с одними и теми же документами в любой структуре организации и типе ее локальной сети могут одновременно работать несколько пользователей;
  • экономическая рациональность — организация электронного архива намного дешевле чем использование офисных помещений под обычный архив;
  • удаленный доступ — после настройки электронного архива сотрудники имееют доступ к документам по локальной сети или через Интернет.

Выводы. Электронные архивы имеют много преимуществ и значительно улучшают работу всего учреждения в целом. Анализируя изложенный материал, можно с уверенностью сказать, что предпосылки архивного хранения электронных документов уже сложились. Но задачи долгосрочного хранения электронных ресурсов теснейшим образом связаны с соблюдением требований большого количества правовых норм, таких как авторское право, наличие лицензий и ресурсов, оборудования и технологий, составление контрактов на доступ к электронным ресурсам. Это очень важно для архивных учреждений том, что только качественная продукция имеет более высокую степень защиты и безопасности для долгосрочного сохранения и предоставления доступа к электронным ресурсам. Также, долгосрочное хранение связано со значительными финансовыми расходами, которые предназначены на постоянное обновление оборудования и приобретение тех или иных носителей информации. На сегодня нерешенной частью проблемы остается отсутствие единой методики внедрения современных информационных технологий. Также актуальным является вопрос дальнейшего внедрения и совершенствования электронного документооборота и электронной цифровой подписи на предприятиях, в учреждениях и организациях.

11 КОММЕНТАРИИ

  1. I like what you guys are up too. Such intelligent work and reporting! Carry on the excellent works guys I’ve incorporated you guys to my blogroll. I think it will improve the value of my website :).

  2. I’ve been surfing online more than three hours today, yet I never found any interesting article like yours. It?s pretty worth enough for me. In my view, if all webmasters and bloggers made good content as you did, the internet will be a lot more useful than ever before.

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ